Envíe correo-e a muchas personas sin que parezca “spam”

El correo electrónico es una forma estupenda de hacer llegar un mensaje importante a una gran cantidad de personas. Pero el “spam” ha hecho que los proveedores del servicio de Internet desconfíen del correo que va dirigido a muchos destinatarios. Hace poco traté de enviar un comunicado a cientos de miembros de un grupo al cual estoy asociado. Mi ISP envió el mensaje a un puñado de los destinatarios, eliminó el resto y me envió un mensaje de error que informaba, incorrectamente, quién había recibido mi mensaje y quién no. En resumen, un desastre.
La mayoría de los servicios de correo electrónico limitan el número de direcciones que pueden incluirse en los campos To: [Para:], Cc: [Con copia] y Bcc: [Con copia oculta] de sus mensajes (el último es la opción de “copia ciega”). Usted puede verse restringido a 100, 50, o incluso 25 direcciones en estos tres campos combinados. Algunas compañías también bloquean su salida de correo electrónico total: si genera más de 1.000 mensajes al día en su cuenta de Comcast, por ejemplo, el ISP la congelará por 24 horas bajo sospecha de que su PC ha sido infectada por un programa malicioso que genera correo publicitario.

Haga una lista de distribución
Usted puede evitar estas limitaciones. Si se comunica principalmente con personas de su lista de contactos o libreta de direcciones de su correo electrónico, divida las entradas en listas de envío cuyos números permanezcan por debajo de los límites de su servicio. Por ejemplo, en Outlook 2003 y 2007 seleccione Contactos y escoja Acciones•Nueva lista de distribución para crear. Para hacer lo mismo que Outlook Express 6, pulse Direcciones para abrir la libreta de direcciones y seleccione Archivo•Nuevo grupo. En Mozilla Thunderbird 1.5, escoja Libreta de direcciones•Nueva lista. Una manera sencilla de dividir las listas es agruparlas por orden alfabético (por ejemplo, de la A a la L y de la M a la Z).
Si su explosión de correo electrónico resulta demasiado grande para una solución como ésta, considere crear una cuenta separada en Gmail (http://www.gmail.com) sólo para los envíos de grupo. Esto no solamente le permite crear una cuenta de correo electrónico más descriptiva (por ejemplo, “PadresLigadeFutbol@gmail.com” en vez de “JosePerez@gmail.com”), sino que el servicio de correo electrónico gratuito de Google también le permite poner hasta 500 direcciones en los campos To:, Cc: y Bcc: combinados (a diferencia de Google, Yahoo Mail le limita a 100 destinatarios, con un máximo de 10 en el campo Bcc:; y Windows Hotmail Live le limita a 100 mensajes por día).
Mi cuenta con Gmail me permite esquivar las limitaciones de mi ISP con respecto a los destinatarios, pero esta solución es complicada. Yo mantengo las direcciones de correo electrónico de mi grupo en una base de datos separada. Manejar los cambios de dirección, los días de vacaciones y otras actualizaciones ya es difícil, pero copiar y pegar varios cientos de direcciones en el mensaje cada vez que quiero enviar un correo electrónico es más trabajoso de lo que yo pensaba.
Por suerte, los servicios gratuitos Google Groups (groups.google.com) y Yahoo Groups (groups.yahoo.com) se encargan de la engorrosa faena por usted, al enviar sus misivas a todos los miembros de la lista de envío que usted quiera y dándole a los miembros de esa lista la posibilidad de actualizar sus propias opciones de entrega y direcciones. Todo lo que usted hace es enviar un mensaje a la dirección de distribución del grupo. Además de trabajar como listas de distribución de correo electrónico de una sola dirección, ambos servicios le permiten convertir la lista en un foro en línea. Pero ese es un asunto para otra columna.

Privacidad elemental: La etiqueta de las copias ciegas
Enviar correo electrónico a cientos de contactos a través de Gmail es fácil; basta con pegar la lista de direcciones en el campo Para: del mensaje y pulsar Enviar, ¿correcto? Claro que sí, pero prepárese a recibir respuestas airadas. Aunque los destinatarios de su correo electrónico pueden haberle dado sus direcciones, eso no quiere decir que quieran compartirlas con otros. Los buenos modales requieren que se ponga una dirección en el campo Para: (la suya, por ejemplo) y el resto en el campo Bcc: (algunos programas y servicios de correo electrónico pueden requerir un paso adicional para activar este campo). Los servidores de correo electrónico quitan las direcciones que aparecen en Bcc: antes de remitir el mensaje, lo que protege la privacidad de los destinatarios.

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